協同辦公軟件三大要素：功能、技術、價格
我們的四大原則也就是圍繞著這幾個方面：
原則一：功能適用 確定自己的核心需求，包括當前要解決的主要問題和未來幾年（以3-5年為佳）要解決的主要問題，主要問題不要太多，超過5條就不是主要問題了。羅馬不是一日建成的，所以千萬不要試圖去滿足所有人的要求，也就不要浪費時間去研究協同辦公軟件全部林林總總的功能。 根據核心需求確定核心功能，忽略或直接砍掉次要功能，其實協同辦公軟件的核心就是工作流。現在各個協同辦公軟件都有試用版本，不怕不識貨，就怕貨比貨，將自己的實際辦公流程（復雜一點的）放進去認真演練一下，對其適用性就有了直觀的認識。
原則二：技術先進 技術是協同辦公軟件能否用好的基石，但很多人都看到了漂亮的界面，而忽略了底層的技術架構，結果吃了大虧。只有良好的技術設計才能夠保證協同辦公軟件具有良好的穩定性、開放性、拓展性、維護性和易用性，才能保證你順利的應用。
原則三：價格合理 同樣的性能（包括功能和技術）看價格，同樣的價格看性能，這就是性價比。在很多時候，協同辦公軟件的價格并不跟其性能成正比，特別是對于中、大型項目來說，價格只是滿足人的虛榮心而已。反之，也不要以為越便宜越好，要知道，購買成本只是綜合成本的一小部分，還有實施成本、維護成本、拓展成本、升級成本、生命周期成本等等，這才是大頭。 協同辦公軟件的價格差別懸殊，但以50-100個賬號數來算，如果選擇產品化的協同辦公軟件，大致價格在1.5-6萬元之間是比較合理的。
原則四：適度超前： 第一個原則中我們要求忽略或砍掉次要功能，但別砍過頭了，因為事實上，由于缺乏對需求和協同辦公軟件的洞察力，大部分用戶的需求都是片面和短視的，所以需求必須要有一定的前瞻性，至少要滿足未來3-5年企業的發展需要。
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