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          這樣制作日報,從此告別加班!(下):郵件合并

          這樣制作日報,從此告別加班!(下):郵件合并

          天我們講到了制作定制日報的第一步:設置數據源。

          還沒看的小伙伴給你們一分鐘的時間回顧一下!

          今天我們繼續來講第二步:郵件合并操作。

          02

          郵件合并操作


          ◆ 建立日報正文模板

          新建一個 Word 文檔,然后編輯文本如下:

          以下涂藍色的文字就是我們需要定制的郵件內容,此處只是為了突出說明,大家在實際的操作中可以不必設置顏色高亮。



          和之前的純文本郵件不同:

          在稱呼的后面我們追加了 「<br>」;
          在正文的前面追加了「??」。


          這兩個是 html 代碼,分別代表換行和縮進。

          這么做是為了在后面發送郵件的時候,讓正文的格式看起來更符合一般的商務習慣。

          如果沒有這幾個符號,以 html 格式發送的郵件就是一句長長長長長的句子,很不嚴謹。


          ◆設置動態調用郵箱及附件的宏代碼◆


          編寫完郵件正文后,大家先別忙著關閉郵件。




          按下【ALT+F11】(筆記本記得加上 Fn),調出宏代碼窗口。


          點擊 Project(郵件正文)插入模塊,將一大段代碼拷入。


          鑒于這一大段代碼放在這里并不直觀,小 E 把它放進了模板中,只把關鍵的幾句貼出來:


          '如果excel數據結構發生改變,那么請修改此次發送email地址所在列數,默認為7
           .To=wb.Sheets("Sheet1").Cells(rowCount, 7)
          
          '如果excel數據結構發生改變,那么請修改此次抄送email地址所在列數,默認為8~9
           .CC=wb.Sheets("Sheet1").Cells(rowCount, 8) & ";" & b.Sheets("Sheet1").Cells(rowCount, 9)
          
          '如果excel數據結構發生改變,那么請修改此次附件地址所在列數,默認為10
           For colCount=10 To endColNo
           .Attachments.Add Trim(wb.Sheets("Sheet1").Cells(rowCount, colCount))
          Next colCount
          


          只要小伙伴們用的是 Excel 2007 以上的版本,代碼的其他部分大家基本都不需要關注。


          我們只需要按第一步設置的數據源,把發送、抄送、附件路徑的列對應起來就可以了~




          我們在數據源設置中要注意:

          發送的郵箱地址位于 G 列,因此代碼中設置為 7;
          每封郵件抄送給總裁和銷售經理兩位,分別位于 H 列和 I 列,因此代碼中設置為 8 和 9;
          附件是從 J 到 K 兩列,但我們只需要設置從 10 開始,代碼從第 10 列一直調用到數據的最末列。

          如果小伙伴的數據源有差別,只需要在這三個地方小小的改動一下就行啦。


          ◆ 設置動態數據源


          ? 點擊【郵件】→【開始郵件合并】→【郵件合并分步向導】。



          ? 設置向導:


          在右邊彈出郵件合并向導的菜單,選擇【電子郵件】,點擊【下一步:開始文檔】。


          默認選擇【使用當前文檔】,點擊【下一步:選擇收件人】:




          ? 選擇數據源:


          點擊【使用現有列表】后,點擊【瀏覽】(注意此處可不是點擊下一步哦)。


          然后選擇我們剛才建立的 Excel 數據源文件。




          此處我們選擇【Sheet1$】即可。



          然后回到郵件合并主菜單,選擇【下一步:撰寫電子郵件】。


          ? 設置動態數據源:


          將光標選中【夔】字,然后選擇【其他項目】,插入【姓氏】域。


          如下圖所示,然后關閉【插入合并域】菜單。



          用同樣的方法,設置分公司、項目數、金額(萬元),設置完畢后如下圖所示:



          然后在右側郵件合并菜單點擊【下一步:預覽電子郵件】—【下一步:完成合并】。





          ◆ 發送郵件 ◆


          點擊郵件合并下的【電子郵件】→收件人一欄選擇「發送」



          然后設置一下郵件的主題【請關注在手項目情況】,點擊【確定】。


          郵件就一次全部發出了!



          只是這一次,是帶私人訂制的附件的哈!



          不信?那自己動手試試吧~

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          td標簽中合并單元格屬性:

          行合并: rowspan="2"

          列合并:colspan="2"

          格是組織和顯示數據的一種有效方式,無論是在文檔中還是網頁上。良好的表格設計可以提高信息的可讀性和易理解性。本文將詳細介紹如何創建和格式化表格,并提供一些實例。

          創建表格

          在Word或類似文檔編輯器中創建表格

          1. 插入表格:打開文檔編輯器,例如Microsoft Word,找到“插入”選項卡,點擊“表格”,選擇需要的行數和列數。
          2. 輸入數據:點擊表格中的單元格,開始輸入數據。可以使用Tab鍵在單元格之間跳轉。
          3. 調整行列:根據需要調整行高和列寬。在Word中,可以通過拖動表格邊框來調整,或者點擊右鍵選擇“表格屬性”進行精確設置。

          在HTML中創建表格

          <table>
            <tr>
              <th>Header 1</th>
              <th>Header 2</th>
            </tr>
            <tr>
              <td>Data 1</td>
              <td>Data 2</td>
            </tr>
            <tr>
              <td>Data 3</td>
              <td>Data 4</td>
            </tr>
          </table>
          

          • <table> 標簽用于創建表格。
          • <tr> 標簽定義表格中的行。
          • <th> 標簽定義表頭單元格,通常加粗居中顯示。
          • <td> 標簽定義標準單元格。

          格式化表格

          格式化表格包括調整表格的樣式、布局和顏色等,以提高其可讀性和美觀性。

          文檔編輯器中的格式化

          1. 邊框樣式:可以為表格或單個單元格設置邊框樣式、顏色和寬度。在Word中,選擇表格,然后在“設計”選項卡中選擇邊框樣式。
          2. 單元格填充:為了區分不同的行或列,可以對單元格進行顏色填充。在Word中,選擇單元格或行列,然后在“布局”選項卡中選擇“填充”。
          3. 文本對齊:文本對齊方式可以設置為左對齊、居中或右對齊。選擇單元格后,在“布局”選項卡中選擇對齊方式。
          4. 合并單元格:有時需要將多個單元格合并為一個單元格以顯示標題或其他信息。選擇要合并的單元格,然后點擊“合并單元格”。

          HTML中的格式化

          在HTML中,格式化通常通過CSS完成。

          <style>
            table {
              width: 100%;
              border-collapse: collapse;
            }
            th, td {
              border: 1px solid black;
              padding: 8px;
              text-align: left;
            }
            th {
              background-color: #f2f2f2;
            }
            tr:nth-child(even) {
              background-color: #f9f9f9;
            }
          </style>
          

          • border-collapse 設置為 collapse 以消除單元格之間的間隙。
          • th, td 設置了邊框、填充和文本對齊。
          • th 設置了表頭的背景色。
          • tr:nth-child(even) 為偶數行設置了條紋效果。

          實例

          文檔編輯器實例

          假設我們需要創建一個3x3的表格,顯示一個小型團隊的成員信息。

          1. 插入一個3行3列的表格。
          2. 輸入數據:姓名、職位、郵箱。
          3. 設置第一行為表頭,加粗并填充淡藍色背景。
          4. 設置所有單元格的文本為居中對齊。
          5. 為表格添加外邊框,并為行添加細邊框。

          HTML實例

          <!DOCTYPE html>
          <html>
          <head>
          <style>
            table {
              width: 50%;
              border-collapse: collapse;
              margin: 25px 0;
            }
            th, td {
              border: 1px solid #ddd;
              padding: 8px;
              text-align: left;
            }
            th {
              background-color: #4CAF50;
              color: white;
            }
            tr:nth-child(even) {
              background-color: #f2f2f2;
            }
          </style>
          </head>
          <body>
          
          <table>
            <tr>
              <th>Name</th>
              <th>Position</th>
              <th>Email</th>
            </tr>
            <tr>
              <td>Alice</td>
              <td>Manager</td>
              <td>alice@example.com</td>
            </tr>
            <tr>
              <td>Bob</td>
              <td>Developer</td>
              <td>bob@example.com</td>
            </tr>
            <tr>
              <td>Charlie</td>
              <td>Designer</td>
              <td>charlie@example.com</td>
            </tr>
          </table>
          
          </body>
          </html>
          

          在這個HTML實例中,我們創建了一個帶有條紋效果的表格,表頭有綠色背景和白色文字,每個單元格都有適當的填充和邊框。

          結論

          創建和格式化表格是一項基本技能,無論是在文檔編輯器還是HTML中。一個良好格式化的表格不僅能有效傳達信息,還能提升整體文檔或網頁的美觀性和專業性。通過實踐這些技巧和使用示例作為參考,你可以創建出既實用又吸引人的表格。


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