計算機網絡的搭建、設備和應用軟件的選擇并不是制約企業信息化建設的瓶頸。如何將分散、孤立的各類信息變成網絡化的有效信息資源加以充分利用，將分散的信息系統進行整合，消除信息孤島，實現信息資源共享才是關鍵所在。只有這樣，企業信息化才能夠支撐起企業發展過程中業務環節的信息銜接、數據反映、流程規范和資源挖掘，才能幫助企業實現內部管理精細化和核心應用集成化，實現從資源競爭向管理競爭的跨越。
協同辦公軟件(Collaboration Software)是指那些以團隊協作為目標的協作軟件工具，主要包括群組協作管理，如：工作流管理、項目管理等等；企業應用集成為信息共享和業務協同提供了手段，但企業信息系統整合其價值必須依靠系統數據集成、過程集成、流程集成等手段加以體現。因而必須通過內部信息的共享和業務的協同，將企業現有的數據和應用無縫隙地集成到一起，讓管理系統能夠為用戶提供從統一的渠道訪問所需的信息，完成所需交易。只有數據共享、作業連動，企業信息化才能為企業提供高效的業務工作平臺和管理決策平臺，成為真正的企業合力。
目前，一些中小企業在信息化的應用上也在升溫，尤其是像制造和零售業等，這些行業已經大范圍地部署了ERP、CRM等系統，系統讓企業擁有了很大的數據量，而如何能夠有效地利用和整合這些數據已經成為擺在企業面前的難題。它們希望有很好的工具來利用這些數據做出更好的決策，大量數據的產生和收集導致了信息的爆炸，但信息僅僅停留在這個階段，未對這些信息進行適時和深層次的分析，致使企業對客戶和企業內部信息的缺乏。而協同辦公軟件如果要發揮更大的作用，就不能僅僅局限在簡單的信息溝通上面，否則那僅僅是一個整合通訊系統而已。
協同辦公軟件只有做到通過利用管理軟件的數據倉庫將海量復雜的客戶行為、企業內部行為數據集中起來建立一個整合的、結構化的數據模型，在此基礎上對數據進行標準化、抽象化、規范化分類、分析，才能為企業管理層提供及時的決策信息；為企業決策部門提供有效的反饋數據。數據挖掘對行為資料進行分析，是挖掘客戶潛力的基石。這個時候協同辦公軟件才是真正意義上的整合協同平臺系統。
利用數據挖掘，將豐富的信息轉換成有價值的知識，實現信息資源的增值利用，才能真正有助于企業發現商機、制定開發計劃與營銷策略，成為企業運作和高層決策的重要參考。
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