文是outlook的實用基礎篇，都是圖片的格式，需要的小伙伴可以把這個連載作為入門的教程進行學習掌握。當然了，outlook不僅是商務辦公用，你在自己的電腦上也可以將此工具作為平時收郵件的默認工具哦。

課程都是從實際工作中而來，對常見操作進行講解，基于2010版本，其他版本均通用，以圖片為主，每一步都清晰明了。大家可以自行安裝好郵件客戶端Outlook后進行實踐學習即可。

Outlook的基本設置跟其他office軟件都是相通的，我們直接先打開從選項卡中的文件說起，如下：

點擊”選項”：

如果你的電腦上outlook不是你的常用或默認郵件程序，請不用勾選上述的”啟動選項”框；當然，如果是，強烈建議你將此設置為你的默認郵件系統,勾選此框。

我們再來看左側欄中的選項 – 郵件，這里我用紅色標注了格式部分，如下：

此處顯示的是郵件編輯的三種格式，那么這三種格式的區別分別在哪里呢？

我們先看HTML（超文本鏈接語言）：

我們在編寫郵件的時候，也可以直接通過菜單中的按鈕進行郵件格式的轉換，如下所示：

當我們插入附件的時候，我們可以看到專門有一個附件欄，附件將放入其中，我們在正文中輸入帶鏈接的文本的時候，會自動切換成超鏈接的形式，正文中如果添加圖片，也可以直接在正文中顯示出來。對于正文中的文字部分，我們是可以進行字體顏色等的設置的。

再來看看RTF（Rich Text Format），翻譯過來是：豐富的語言格式。如下：

我們同樣用上述方法比較，這個時候插入的附件，就不再是單獨的一欄了，而是直接嵌入到了我們的郵件正文之中。當然，我們的網址仍然是以超鏈接的形式存在，圖片也是直接顯示在正文中。同樣字體顏色這些也是可以進行設置的。

最后一個是純文本的格式，對于它來說，支持的格式相當少。正文中無法插入圖片，可以插入附件，顯示的方式跟HTML一樣，也是在一個單獨的欄中體現；無法加入帶鏈接的文本，正文中字體樣式，大小，顏色什么的無法進行設置。大家可能覺得一無是處我干嘛用這個啊？！它的好處是：可在接收它的人員所使用的任何電子郵件軟件中正確顯示，還能有效防止病毒呢。

所以關于這個格式我們總結一下：HTML與RTF格式類似，這個設置沒有具體章法，都是根據自己的喜好而定。如果對方告知你收到的郵件是亂碼或者格式錯亂，請將郵件格式改為純文本。

另外，下面這個特別提醒大家，關于郵件的簽名：

簽名雖然不起眼，但是非常非常重要！

點擊上圖中的簽名按鈕，彈出：

點擊上圖中的“新建”按鈕，彈出：

給你的簽名取個名字，方便調用。確定之后在“編輯簽名”欄中輸入內容：

對于工作郵件，你可以輸入：

姓名、職位、部門、分機號或其他聯系方式、公司名稱或寄信地點等必要信息。至少你要讓人家知道你是誰！

完成上述之后，點擊保存或確定即可。

一般第一次溝通，別人不知道你是誰的情況下，我們使用正規的簽名，也顯得正式和尊重，熟悉了之后，我們就可以使用短簽名，所以Outlook比較人性化的提供了不同場景下使用不同簽名的方式，大家可以看到在選擇默認簽名的時候有兩個選項，一個是新郵件使用的簽名，另一個是答復或轉發郵件時使用的簽名。你不同的郵箱也可以設置不同的簽名。

上述同樣的方法進行短簽名的編輯之后，我們可以看到我最后的設置如下：

再來說說郵件的閱讀窗格，有時候我們打開outlook的時候，突然發現一片未讀郵件，強迫癥忍不了，所以我們可以進行調整默認已讀方式，不用雙擊郵件就可以直接將郵件的狀態由未讀轉為已讀。

點擊“閱讀窗格”，彈出：

勾選第一個，當郵件在等待設置的時間后直接自動變為已讀；

勾選第二個，只要點擊未讀郵件就直接變成已讀；

勾選第三個，空格鍵直接就可以滾動閱讀郵件；

這些也是根據自己的習慣進行設置就好。

接下來是郵件到達的提示：

默認上述勾選，點擊“桌面通知設置”，彈出：

我們可以根據上述兩個滑標進行通知的顯示時長以及透明度的設置。

繼續往下，我們來看看日歷界面及基本設置。

在選項中，我們可以通過調整工作時間及工作周選項來設置日歷的顯示方式，如下：

在日歷的界面中，我們可以給別人設定閱讀自己日歷的權限，一般情況，我們看對方的日歷是下面這種情況，如果你想了解你的下屬或讓你的下屬知道你的形成，我們可以將日歷權限進行開放。

在日歷選項中，我們點擊“忙/閑選項”：

彈出的對話框如下：

添加完人員之后，你在讀取那里就可以選擇“詳細信息”，確定即可。這樣在對方的郵箱日歷界面你看到的就是下面這種：

除此之外，我們也不用擔心不知道現在是多少周的問題了。同樣可以設置：

勾選之后，就是下面這樣了：

當然如果你在外企工作，有可能涉及兩個時區，那么我們同樣可以進行設置，方便安排一些跨國的會議等。

顯示的界面如下：

今天先到這里，下節繼續。